Les compétences clés d’une secrétaire en pharmacie
Complice quotidienne des médecins et des patients, la pharmacie est le lieu où se rencontrent les besoins médicaux et les solutions thérapeutiques. Être secrétaire en pharmacie offre un métier passionnant qui allie relationnel, connaissances techniques et sens du service. Voyons ensemble quelles sont les compétences clés pour exceller dans ce domaine.
Le rôle d’une secrétaire en pharmacie
Avant de nous intéresser aux compétences à développer, il est essentiel de bien comprendre le rôle d’une secrétaire en pharmacie. Le ou la secrétaire en pharmacie a pour mission principale de soutenir le pharmacien d’officine dans ses tâches quotidiennes. Elle est également chargée de :
- accueillir les clients et leur prodiguer conseils et informations sur les produits et services proposés par l’officine
- gérer les commandes, les stocks et les approvisionnements de médicaments
- tenir à jour les fichiers administratifs et réglementaires
- assurer le suivi et l’archivage des ordonnances et des différents documents liés au parcours de soins des patients
Maintenant que le rôle d’une secrétaire en pharmacie est plus clair, détaillons les compétences nécessaires pour mener à bien ces missions.
Les compétences relationnelles
La pharmacie est un lieu d’échanges où le sens du contact et la communication sont primordiaux. Plusieurs compétences relationnelles sont donc indispensables :
L’écoute active
En tant que secrétaire en pharmacie, il est crucial de savoir écouter attentivement les besoins des clients et patients. Comprendre leurs préoccupations permet d’apporter des réponses adaptées et crée une relation de confiance avec eux.
La pédagogie
Il est important d’être capable d’informer et de conseiller les clients sur l’utilisation des produits de parapharmacie ou des médicaments non soumis à prescription médicale, les posologies, etc. Le secrétaire en pharmacie doit ainsi être pédagogue et patient pour expliquer clairement les informations essentielles et répondre aux questions.
L’empathie
Savoir se mettre à la place des clients et faire preuve de compréhension sont des qualités humaines importantes. L’empathie permet de créer un climat de confiance et facilite la communication entre le client et la secrétaire en pharmacie.
Les compétences organisationnelles
Gérer le quotidien d’une officine demande une grande capacité d’organisation. Voici quelques compétences organisationnelles requises :
Gestion du temps et des priorités
Le secrétaire en pharmacie doit être en mesure de jongler entre plusieurs tâches et de réagir rapidement aux imprévus. Il est nécessaire d’identifier les priorités, d’estimer le temps nécessaire pour chaque mission et d’optimiser son agenda en conséquence.
La rigueur
Le milieu pharmaceutique implique une grande réglementation liée à la sécurité des patients. Une grande rigueur s’impose donc dans la gestion administrative des dossiers et dans le suivi des stocks et des commandes.
Les compétences informatiques et techniques
En tant que secrétaire en pharmacie, vous devrez maîtriser plusieurs outils informatiques :
Utilisation du logiciel de gestion de l’officine
Les pharmacies sont équipées d’un logiciel dédié à leur gestion quotidienne, comprenant notamment le suivi des stocks et des commandes, la gestion des clients et l’édition des factures. Il est indispensable de maîtriser cet outil et d’être capable de s’y adapter rapidement lors de changements de version ou de fonctionnalités.
Bureautique
La maîtrise des logiciels de bureautique, tels que Word, Excel et Outlook, est également un atout pour rédiger divers documents administratifs ou gérer les messages électroniques.
Les compétences spécifiques au domaine pharmaceutique
Pour exceller dans ce métier, il faut posséder certaines connaissances propres au secteur de la pharmacie :
Connaissance des médicaments
Avoir des notions sur les différents types de médicaments, leur composition, leur posologie et leurs interactions médicamenteuses est importante.
Réglementation pharmaceutique
La secrétaire en pharmacie doit être à jour concernant la réglementation en vigueur dans le secteur (remboursements, prescriptions, responsabilité du pharmacien, etc.), afin d’être à même d’orienter et d’informer les clients selon les règles en place.
Ainsi, en développant ces compétences clés, vous serez prêt à exceller en tant que secrétaire en pharmacie et à évoluer dans un milieu passionnant et riche en opportunités.